O que perguntar antes de contratar um novo contador
A escolha de um contador é uma das decisões mais subestimadas do empresário. Subestimada porque, à primeira vista, “contabilidade é tudo igual”. Não é. A diferença entre um contador certo e um errado aparece em multa evitada, regime tributário otimizado, planejamento sucessório bem estruturado — e em noites de sono.
Vivian Sampaio, com mais de 26 anos de atuação em contabilidade e direito tributário, costuma dizer aos empresários que chegam à VMAHUB já em fase de troca: “A entrevista é o momento em que você descobre o que recebeu — antes de assinar.”
Estas são as 10 perguntas que separam o contador certo do errado.
Por que a entrevista com o contador é decisiva
Boa parte dos empresários contrata contador na indicação de um conhecido, sem fazer perguntas estruturadas. O resultado aparece meses depois, em forma de multa, regime tributário mal escolhido, ou ausência completa de assessoria. A entrevista bem feita reduz drasticamente esse risco — e mostra, antes do contrato, que tipo de relação você terá com o profissional.
Imprima esta lista e leve à próxima reunião.
As 10 perguntas essenciais
1. Qual seu registro no CRC e quais suas especializações?
Pareça óbvio, mas confira sempre. Todo contador no Brasil precisa estar registrado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) ativo. Pergunte também sobre especializações — tributário, pessoal, gestão, departamento fiscal. Uma empresa de serviços precisa de alguém que domine ISS e retenções; uma indústria precisa de quem domine ICMS e SPED.
2. Você atende empresas do meu porte e regime?
Contador que atende majoritariamente MEI raramente está preparado para conduzir uma empresa de Lucro Presumido com 30 funcionários. Pergunte sobre o portfólio — quantos clientes de Simples, quantos de Lucro Presumido, quantos de Lucro Real. Se sua empresa for caso isolado no portfólio dele, será atendida como exceção, não como prioridade.
3. Como é a comunicação e qual o tempo de resposta padrão?
Esta é a pergunta que prevê 80% dos problemas futuros. Pergunte: “Se eu mandar um WhatsApp em uma quarta-feira às 14h, quando recebo resposta?”. Compare a resposta com a realidade — o contador que promete retorno em 2h sem ter equipe ou estrutura, mente. O ideal é honesto: 24h úteis, com canal claro (WhatsApp para urgência, e-mail para registro).
4. Quais serviços estão incluídos no pacote — e quais são cobrados à parte?
Mensalidade baixa frequentemente esconde “extras” cobrados depois: defesa em fiscalização, retificação de declaração, cálculo de rescisão, ECF, contrato social, regularização. Peça o escopo escrito detalhado, com lista de inclusões e tabela de preço para extras. Sem isso, o contrato é cabeça-de-bacalhau.
5. Como funciona o planejamento tributário na prática?
Muitos contadores oferecem “planejamento tributário” e entregam apenas uma planilha de simulação no fim do ano. Pergunte: com que frequência o regime tributário é revisado? Quem inicia a conversa — você ou eu? Como funciona o estudo de migração de regime?. A resposta revela se o contador atua como assessor ou apenas como executor.
6. Você presta apoio em fiscalização e auto de infração?
Toda empresa, em algum momento, recebe notificação da Receita ou da prefeitura. A pergunta é: o contador responde por essa defesa? Cobra à parte? Tem advogado tributário parceiro? Empresas que descobrem que “isso não está incluído” em meio à fiscalização perdem tempo crítico e pagam mais caro.
7. Como é o modelo de cobrança — fixo, variável, por faturamento?
Existem três modelos principais: mensalidade fixa, mensalidade por número de funcionários, mensalidade por faixa de faturamento. Cada um tem trade-off. O importante é entender antes como sua conta crescerá quando a empresa crescer — porque a mensalidade do primeiro ano frequentemente não é a do segundo.
8. Quais sistemas e ferramentas você utiliza? Eu preciso comprar algo?
Pergunte sobre o software contábil utilizado e se há custos adicionais para integração. Pergunte sobre o portal do cliente — existe? É só e-mail? Existe acesso para você consultar guias, demonstrativos, balancetes? O nível de ferramentas reflete o tamanho da estrutura do escritório.
9. Como é feita a transição se eu vier de outro contador?
Esta pergunta tem duas funções: (1) revela se o contador tem processo estruturado para receber empresa migrando — checklist de documentos, prazos, validação; (2) sinaliza ao contador atual que você está fazendo a coisa do jeito certo. Contador que diz “deixa comigo, tranquilo” sem detalhar o processo, geralmente improvisa.
10. Posso falar com 2 ou 3 clientes seus do mesmo porte?
A pergunta mais incômoda — e a mais reveladora. Contador confiante apresenta clientes para você ligar. Contador inseguro reage com desconforto. Não é necessário pedir indicação formal — basta o aceno de que você quer entender, por outras vozes, como é trabalhar com ele. Conversa de 10 minutos com 2 clientes economiza meses de descoberta.
O que fazer com as respostas
Anote tudo durante a entrevista. Em casa, releia: alguma resposta foi vaga? Alguma promessa parece grande demais? Algum tema foi evitado?
Se mais de 2 dessas respostas deixaram dúvida, agende uma segunda conversa antes de fechar. Se mesmo na segunda conversa as respostas continuarem nebulosas, é sinal claro: não é esse contador.
A VMAHUB conduz essa entrevista do ponto de vista do empresário. Se você está em processo de troca, ou em primeira contratação, fale conosco no WhatsApp +55 11 91568-5570 — nossa assessora explica como funciona nossa entrevista de qualificação reversa, em que somos nós que mostramos as respostas antes de você precisar perguntar.
Próximos passos
Explore mais conteúdo consultivo sobre contabilidade no /naprática.
Antes da próxima reunião com candidato a contador, leia também: Como trocar de contador sem problemas, Documentos para migrar de contador, e Como a troca de contador afeta a contabilidade da empresa. E quando estiver decidido, conheça nossas opções em /trocar-contador.
Vivian Sampaio é Contadora, Advogada e fundadora da VMAHUB, com mais de 26 anos de experiência em contabilidade e direito tributário.