Checklist: O Que sua Empresa Deve Fazer Antes do Split Payment Entrar em Vigor

Resumo Executivo

O split payment é o mecanismo previsto na LC 214/2025 que separa, no momento da liquidação financeira da operação, a parcela correspondente a CBS e IBS e a encaminha diretamente ao recolhimento, enquanto o valor líquido segue ao vendedor. Para o adquirente, o crédito do imposto é apropriado de forma imediata. Para a empresa, o impacto não é só fiscal: muda o ERP, o caixa, os contratos e a rotina financeira. Este checklist reúne seis frentes de preparação que a sua empresa deve abrir agora, antes da entrada em vigor, para não ser pega de surpresa.

1. Auditar o sistema ERP

O primeiro passo é confirmar que o sistema de gestão da empresa consegue identificar, na hora da emissão e da liquidação, qual parcela do valor da operação corresponde a CBS e IBS, qual segue ao vendedor e qual segue ao recolhimento via split payment.

Solicitar ao fornecedor do ERP uma análise formal de impacto: o sistema já contempla os campos novos da nota fiscal eletrônica e do documento auxiliar exigidos pela LC 214/2025 para CBS, IBS e Imposto Seletivo?
Verificar se o módulo fiscal já consegue gerar a escrituração separada e o demonstrativo de crédito previstos para o novo regime.
Confirmar com o fornecedor a data formal de entrega da atualização que atende às regras do split payment, em consonância com o cronograma de testes da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS.

Por que é urgente: a fase de teste de 2026 já exige a apuração de CBS e IBS para fins informativos, com impacto direto na validação dos documentos fiscais eletrônicos. Quem chega no início da cobrança efetiva com ERP desatualizado corre risco real de rejeição de notas e de perda de crédito.

2. Treinar a equipe de finanças

A área financeira precisa entender o fluxo do split payment ponta a ponta, sob pena de errar na conciliação bancária e na gestão de caixa.

Promover capacitação interna sobre como o valor da operação é dividido na liquidação: parte segue ao fornecedor, parte segue ao recolhimento e, do outro lado, o adquirente apropria o crédito de CBS e IBS de forma imediata.
Mapear as contas contábeis que receberão os lançamentos de retenção e de crédito tributário, com apoio do contador responsável.
Definir procedimentos internos claros para identificar quais operações estão sujeitas ao split payment e quais permanecem fora do mecanismo, conforme o regime do fornecedor.

Exemplo prático: uma empresa de tecnologia que contrata serviços contínuos de desenvolvimento de software de um fornecedor optante do Simples Nacional precisa avaliar caso a caso o regime escolhido pelo prestador (com ou sem CBS/IBS por fora do Simples). É essa escolha do fornecedor que determina se o crédito virá cheio ou se virá restrito pelo recolhimento via DAS. A equipe financeira tem de saber identificar e registrar isso já no cadastro do fornecedor.

3. Revisar contratos com fornecedores

Contratos antigos costumam ser silentes sobre quem suporta o ônus da mudança de regime tributário. No novo cenário, isso vira fonte garantida de disputa.

Incluir cláusula de repasse tributário que descreva, com clareza, como será tratada a separação do valor de CBS e IBS no contexto do split payment e quem absorve eventuais diferenças.
Garantir que contratos com fornecedores críticos (insumos principais e serviços contínuos) prevejam expressamente a possibilidade de reequilíbrio econômico-financeiro em caso de alteração das alíquotas testadas em 2026 e 2027 ou de mudança no regime aplicável à operação.
Revisar cláusulas de penalidade, suspensão e resolução para considerar cenários de inadimplência ou de falha operacional no fluxo do split payment.

A revisão contratual é a frente que mais demora e a que mais protege a empresa. Começar cedo é o que evita renegociações sob pressão depois da virada.

4. Atualizar termos de pagamento

Os prazos e as condições comerciais negociados hoje foram desenhados para um mundo em que o valor cheio da operação chega ao vendedor. Com o split payment, parte desse valor deixa de transitar pela conta do fornecedor.

Mapear quais fornecedores serão impactados pelo split payment e recalcular o custo financeiro de cada prazo praticado, considerando que a parcela tributária deixa de financiar o capital de giro do vendedor.
Ajustar condições comerciais (descontos por antecipação, parcelamento, juros embutidos) levando em conta que a parcela de CBS e IBS já não fica disponível para o vendedor durante o prazo de pagamento.
Revisar cláusulas de capital de giro e de compromissos financeiros junto a bancos para confirmar que a política interna de pagamentos segue compatível com o novo desenho de fluxo de caixa.

5. Mapear contas contábeis para os lançamentos do novo regime

O split payment cria lançamentos contábeis específicos que precisam estar previstos no plano de contas antes de o primeiro documento fiscal ser emitido sob o novo regime.

Coordenar com o contador a criação de contas e centros de custo específicos para registrar o crédito de CBS e IBS apropriado, o valor recolhido via split payment e os eventuais saldos credores acumulados.
Garantir que o sistema de conciliação bancária reconheça automaticamente os valores correspondentes ao tributo separado na liquidação, sem misturar com o valor líquido pago ao fornecedor.
Preparar relatório de fechamento mensal que reconcilie os valores apropriados como crédito, os valores recolhidos por split payment e o demonstrativo de crédito gerado pelo sistema fiscal.

Exemplo prático: uma indústria de médio porte que compra matéria-prima de fornecedor do regime regular precisa lançar, a cada pagamento, o valor de CBS e IBS correspondente em conta específica de crédito tributário. Essa conta tem que estar mapeada antes do primeiro pagamento sob o novo regime — não dá para improvisar depois da virada.

6. Revisar o modelo de fluxo de caixa

Com a separação automática da parcela tributária na liquidação, o desenho do fluxo de caixa da empresa muda de patamar.

Simular cenários de impacto no caixa considerando que a parcela de CBS e IBS deixa de transitar pela conta da empresa, mesmo nos meses em que houver saldo credor a apropriar.
Reavaliar limites de crédito bancário e linhas de capital de giro, pois a saída efetiva de caixa por operação passa a ser mais fragmentada e mais previsível.
Atualizar projeções financeiras para incorporar a variação das alíquotas testadas em 2026 e 2027 e o cronograma de substituição completa de PIS, Cofins, ICMS e ISS até 2033.

Próximos Passos

Este checklist não esgota o trabalho de preparação — ele é o ponto de partida. A complexidade da transição exige planejamento aprofundado, especialmente para empresas com cadeias de fornecimento extensas, operações em vários estados ou exportações relevantes.

Quer entender como a reforma tributária afeta a gestão de pagamentos da sua empresa? No /naprática a VMAHUB publica guias práticos para empresários. Para uma análise personalizada do seu caso, fale com o nosso time de compliance: contato@vmacompliance.com.br.

Leia também:

Fontes: Constituição Federal, com redação dada pela Emenda Constitucional 132/2023; Lei Complementar 214/2025; materiais de orientação da Receita Federal do Brasil sobre CBS, IBS e split payment.